Statuts et Réglements

Statuts et Réglements

PROJET DE REGLEMENT FINANCIER
UNION SPORTIVE GOREENNE
Récépissé n° 1477/M.Int.APA du 01/06/61
CONSEIL D’ADMINISTRATION
BUREAU EXECUTIF
COMMISSION DES FINANCES
PROJET DE REGLEMENT FINANCIER


PREAMBULE
L’U.S.Gorée, dans l’esprit de sa nouvelle orientation qui intègre la dimension socio-économique, s’est dotée de ce présent règlement financier qui a pour but, de définir les conditions lui permettant de réaliser ses objectifs.
La moralisation et l’assainissement des finances du Club passant par l’application rigoureuse et rationnelle des dispositions de ce dernier règlement, il importe à toutes les sections de s’y conformer obligatoirement.


BUDGET
La Commission des finances élabore chaque année le projet de budget, lequel proposé par le bureau puis soumis à l’approbation du Conseil d’Administration, est voté en dernier ressort par l’Assemblée Générale. Ce budget, qui comprendra deux parties (recettes et dépenses) devra être présenté en équilibre. La réalisation effective des opérations prévues au budget incombe à plusieurs personnes ayant des rôles particuliers et distincts.


LE PRESIDENT : Administrateur des crédits et ordonnateur des dépenses, il procède aux engagements et, contrôle l’exécution des services qu’il est autorisé à faire prendre dans le cadre du budget .Par les ordres de recettes et de paiements qu’il signe, il est solidairement responsable avec le trésorier général de l’exécution du budget devant le Conseil d’Administration. Le Président peut déléguer ses pouvoirs à l’un des Vice-présidents.


LE TRESORIER GENERAL : Il est chargé de l’encaissement des recettes et du règlement des dépenses résultant de l’exécution du budget. Il est aussi solidairement et pécuniairement responsable devant le Conseil d’Administration de : • La conservation des fonds, valeurs et documents dont il a la garde ; • La justification des opérations de recettes et dépenses, • La concordance entre sa situation comptable et celle de son encaisse. Il arrête sa comptabilité et son encaisse à chaque fin du mois et les transmet au Président de la Commission des Finances et au Président du Club.


LE TRESORIER GENERAL ADJOINT : Il seconde le Trésorier Général, il a sous sa responsabilité : 
  La comptabilité des matières 
  La vente des cartes ou autres 
  Le contrôle de la vente des tickets pour toutes les manifestations organisées par l’U.S. Gorée.


LE PRESIDENT DE LA COMMISSION DES FINANCES : il est chargé du contrôle des dépenses engagées pour l’exécution de tout service. Ce contrôle, est un contrôle à priori préventif, portant sur la régularité budgétaire et comptable et sur l’existence des crédits. Ce contrôle qui est limité dans son principe, ne peut pas porter sur l’opportunité de la dépense dont l’ordonnateur est seul juge.


Néanmoins, comme la plupart des dépenses relatives à l’organisation des activités sont effectuées sans engagement préalable, les pièces justificatives de ces dépenses devront être soumises au visa du Président de la commission des finances avant d’être comptabilisées. Toute pièce justificative entachée d’irrégularité ou jugée abusive doit faire l’objet d’une note explicative de rejet, et le cas échéant, présentée au Président qui en décidera.
En outre, le Président de la Commission des Finances peut donner, à titre consultatif, son avis chaque fois que la responsabilité pécuniaire du Club risque d’être engagée et proposer toute mesure qu’il jugera nécessaire.
Il est chargé de l’élaboration du budget qui sera voté en Assemblée Générale. Il est chargé de la réception et de la remise des cartes de membres ou autres au Trésorier Général Adjoint, il est secondé dans toutes ses tâches de contrôle par les autres membres de sa commission. Toutes les pièces comptables doivent être transmises au PCF au plus tard le 05 du mois suivant.
Le Président de la Commission des Finances est responsable, devant le Conseil d’Administration du contrôle de l’exécution du Budget.

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L’INTENDANT GENERAL :
est responsable de la comptabilité matière, du matériel sportif, du mobilier et autres. Il est chargé de faire l’inventaire physique en collaboration avec la Commission des Finances.
Ainsi il est dépositaire comptable et, responsable devant le Conseil d’Administration de la garde, de la livraison du matériel et ,du mobilier. En fin d’exercice, il est chargé de présenter la situation du patrimoine du Club.


LIVRES COMPTABLES ET SUIVI BUDGETAIRE

Il est ouvert deux livres comptables : le grand livre et le livre journal de la comptabilité matière.
  le grand livre est destiné à l’enregistrement chronologique des opérations de recettes et de dépenses. Arrêté le dernier jour de chaque mois, il fait ressortir la situation comptable et le montant de la trésorerie. Ce livre est tenu par le Trésorier Général.
  Le livre de la comptabilité matière concerne le matériel, mobilier, matières consommables et le matériel sportif dont toute entrée ou service devra faire l’objet d’une pièce comptable.
  Pour le matériel et mobilier de service (bureaux, chaises, armoires, fauteuils, machines etc.), le dépositaire comptable établit pour chacun un compte de gestion qui est joint au rapport financier de chaque saison.
  Le suivi budgétaire constitue l’éclatement des opérations du budget avec d’une part, les recettes et d’autre part les dépenses.


FONCTIONNEMENT

Pour les dépenses effectuées en banque, le TG doit mentionner obligatoirement le numéro du chèque sur la facture concernée. Toute dépense (achats, prestations) doit être matérialisée par une facture définitive, jointe au bon d’engagement ordonnée par le Président du Club.
Approche méthodologique comptable et financière Ce travail nécessite la mise en œuvre d’un ensemble de techniques liées au respect des normes professionnelles internationales du droit juridique, fiscal et comptable en vigueur au Sénégal.
Cela comporte un devoir d’information et de coopération consistant, d’une part à mettre à la disposition du PCF, dans les délais convenus, l’ensemble des documents comptables et informations nécessaires à l’exécution des travaux de comptabilité et d’analyses financières ; d’autre part, à porter à la connaissance du PCF les faits importants ou exceptionnels ainsi que les engagements susceptibles d’affecter les résultats, le patrimoine ou la situation financière de l’USGorée.


a) TRAITEMENT DE LA COMPTABILITE Il comprendra :
1) Dans un premier temps :
• La définition des modalités de traitement de la comptabilité ; • La mise en place d’une organisation administrative adaptée ; • La définition du plan de comptes et des centres de responsabilités (sections)
2) Chaque mois :
• L’enregistrement des opérations de la période, • L’établissement des différents journaux comptables ainsi que la balance générale et du Grand-livre, • L’établissement des états de rapprochement bancaires et des analyses de soldes comptables, • La préparation des déductions de TVA.
3) A la fin de l’exercice
• L’établissement des comptes annuels ; • L’organisation des réunions avec le Commissaire aux comptes en vue de la clôture des comptes.


b) GESTION DES SALAIRES
1) Dans un premier temps : • La création des dossiers de paiement des salaires ;
2) Chaque mois : • La collecte et l’exploitation des données variables de la paie, • L’édition des bulletins de salaires, • L’établissement des états annexes de la paie à savoir : • Etat des règlements (chèques, virements bancaires, ou espèces), • Etat des impôts et taxes sur salaires retenus à la source (IR, TRIMF et CPCE), • Etat des cotisations dues à la Caisse de sécurité sociale, • Etat des cotisations dues à l’IPRES


c) GESTION DES RECETTES ET DEPENSES -
Encaissement des ressources, recettes et produits divers Les principes d’encaissement sont :
 Toutes les sommes appartenant à l’USGorée sont obligatoirement versées au niveau du compte bancaire du club.
 Toute somme reçue doit être accompagnée d’un document.
 Il est interdit d’exécuter des dépenses en ponctionnant sur les recettes ou sommes à verser à la banque.
 Seuls, le Président et le Trésorier Général ou leurs représentants sont habilités à recevoir les deniers appartenants à l’USGorée.
 Le T.G doit effectuer les dépôts en banque à chaque fois qu’il reçoit de la liquidité.
Contrôle
Tous les lundi, le Trésorier Général doit transmettre au Président et au P.C.F, un état portant situation de la trésorerie. Facturation
Toutes les prestations effectuées par l’USGorée doivent faire l’objet d’une facturation. Cette facture établie est, ventilée comme suit : 
  Original (client) 
  Double (T.G) 
  Copie (P.C.F).

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d) GESTION DES DEPENSES
1. Commandes • Conservation des carnets de bon de commandes Les carnets de bon de commande sont conservés par le T.G adjoint qui, les remet suivant la numérotation pré-établie, un à un, contre décharge du P.C.F qui est chargé du contrôle et de la mise en œuvre. • Contrôle Aucun carnet ne peut être entamé avant l’épuisement du carnet précédent, le contrôle dans ce domaine sera assuré par le PCF.
2. Demandes d’engagements de dépenses en fournitures matériels et services Les demandes d’engagements de dépenses ou de services pré numérotées (dont le modèle est ci-joint )sont remplies exclusivement par les responsables (Président, Vices Présidents, Présidents de Commissions, Trésorier Général, Présidents Sections etc.) en fonction des besoins exprimés pour la bonne marche de l’U.S.Gorée, dans la limite des dotations budgétaires.
Ces demandes, une fois remplies en deux exemplaires, sont transmises à la Secrétaire qui, au fur à mesure de leur arrivée, les consigne dans un registre, avant de les remettre au Président ou son représentant. Le Président selon l’importance de la dépense, donne ordre pour la recherche de factures pro-forma, une demande de renseignements de prix ou procède au lancement d’un appel d’offres. Un dossier comportant deux (02) exemplaires de la demande d’engagement de dépenses et la réponse des fournisseurs est adressé au PCF.
3. Contrôle à effectuer par le PCF
Il vérifie que : • La procédure pour les commandes est respectée ; • La demande qui est formulée est prévue au budget ; • Le montant n’est pas excessif ; • Le poste prévu au budget à cet effet n’est pas en dépassement.
Si l’un des points énumérés ci-dessus n’est pas respecté, la demande d’engagement de dépense est rejetée. Ainsi la dépense ne peut être effectuée que sur autorisation exceptionnelle du Président du club.
4. Etablissement du bon de commandes
Pour toutes dépenses devant faire l’objet d’un bon de commande, la demande d’engagement de dépenses (DED) est transmise à la Secrétaire qui établit le bon de commande, le transmet au PCF pour visa, avant la transmission du dossier au Président. Le Président est seul habilité en dernier ressort à décider de la suite à donner au projet de commande. Une commande acceptée par le PCF peut, pour des raisons d’opportunités, de trésorerie ou autre, être rejetée par le Président du club.
Signature de la commande
La commande signée par le Président est retournée au PCF, qui l’impute immédiatement sur les fiches de réalisations budgétaires au Trésorier pour règlement. Les salaires, les avances au Personnel, les frais de missions et de représentation et autres remboursements de frais engagés par le personnel ou les membres ne doivent pas faire l’objet de bon de commande.
L’état d’exécution budgétaire
Le PCF en rapport avec le TG et les Présidents de section présenteront tous les deux (02) mois le suivi budgétaire.


e) 1 REGLEMENTS
Dépenses inférieures ou égales à 25 000 FCFA Toute dépense, inférieure ou ,égale à 25 000 FCFA doit être réglée par le biais de la caisse d’avance qui sera créée. Le plafond de cette caisse d’avance est fixé à 200 000Fcfa. Cette caisse est renouvelable à chaque fois que les dépenses atteignent les 3/4 de 200 000 Fcfa et, que les pièces comptables sont justifiées auprès du PCF.
2) Dépenses supérieures à 25 000 FCFA Tout règlement supérieur à 25 000 FCFA, doit obligatoirement être payé par chèque barré, s’il s’agit de personnes morales et par chèque non barré, s’il s’agit de personnes physiques dans un délai à négocier en fonction du niveau de trésorerie de l’USGorée.
3) Règlement des Fournisseurs ou Prestataires
Le règlement des fournisseurs ou prestataires est initié par le TG qui adresse au PCF les factures concernées. Toute facture pour être acceptée au règlement, doit comporter les visas ci-après : Visa du responsable ayant reçu ou bénéficié de la fourniture, du matériel ou de la prestation et Visa du PCF pour vérifier si les spécifications et prescriptions requises sont respectées (visas, prix, délai de paiement, pièces justificatives etc.). La facture établie en deux (02) exemplaires sera accompagnée de l’original du bon de commande, ou contrat du bordereau de livraison. Le PCF rejette la demande de paiement si l’une des conditions n’est pas remplie, si une pièce manque ou si la conviction n’est pas totalement établie que le matériel a été livré conforme ou que le service a été rendu.
4) Signature des chèques pour règlement
Si l’ensemble des conditions est rempli , le PCF vise à son tour la facture et la demande de paiement par chèque en y apposant son cachet .Il retourne le dossier au Trésorier Général qui établit le chèque pour signataire. Le Président, après avoir signé le ou les chèques, appose sa signature sur le registre de contrôle des chèques et virements émis par l’USGorée.
5) Remise des chèques aux fournisseurs et autres bénéficiaires
Le chèque signé est retourné à la Secrétaire du club pour enregistrement dans un registre d’émargements. Elle a la charge de le remettre aux fournisseurs et prestataires, personnes physiques et morales contre décharge et cachet après identification. Un chèque signé ne doit pas rester au Secrétariat de l’USGorée au-delà de 48 heures.
6) Caisse d’avances
Pour les dépenses effectuées par caisse, l’ensemble du dossier y compris les deux exemplaires de la demande de paiement (voir modèle ci-joint) dûment signé est transmis au TG, en fonction des disponibilités budgétaires. Après paiement, le TG conservera la demande de paiement déchargée par le bénéficiaire et la facture définitive.
Après avoir dépensé les ¾ du montant alimenté (200 000 Fcfa), le TG transmettra l’ensemble des pièces comptables justifiant les dépenses opérées et l’état récapitulatif au PCF qui, visera l’autorisation de la réalimentation.

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